Dari Percakapan ke Aksi: Model Kolaborasi Kerja Modern
INFO OPPORTUNITY.ID-Di tengah derasnya transformasi digital, banyak perusahaan merasa sudah “lengkap” dari sisi teknologi. Aplikasi komunikasi ada, sistem manajemen proyek tersedia, dokumen tersimpan di cloud, dan email tetap berjalan seperti biasa. Namun ironisnya, produktivitas tim tidak selalu ikut meningkat. Akar masalahnya bukan lagi kekurangan alat kerja, melainkan hilangnya konteks di antara berbagai sistem yang digunakan.
Percakapan berlangsung di aplikasi chat, keputusan penting terselip di email, sementara eksekusi tugas dilakukan di platform berbeda. Akibatnya, anggota tim menghabiskan banyak waktu hanya untuk mencari informasi, menelusuri ulang diskusi, dan memastikan pemahaman yang sama. Energi yang seharusnya dipakai untuk menyelesaikan pekerjaan inti justru tersedot untuk koordinasi yang berulang.
Kondisi ini mendorong munculnya pendekatan baru dalam kolaborasi kerja, yakni menyatukan komunikasi, informasi, dan proses dalam satu alur terpadu. Di sinilah platform seperti Lark mengambil peran dengan pendekatan mobile-native dan chat-centric, di mana percakapan bukan sekadar ruang diskusi, tetapi menjadi pusat aktivitas kerja.
Dalam sistem seperti ini, chat tidak berhenti sebagai obrolan. Sebuah pesan dapat langsung diubah menjadi tugas, dokumen, atau proses persetujuan tanpa keluar dari percakapan yang sama. Keputusan pun tetap terhubung dengan konteks awalnya. Pendekatan ini membantu tim mengurangi kebiasaan berpindah-pindah aplikasi (context switching), yang selama ini menjadi salah satu penyebab turunnya fokus dan produktivitas.
Menurut Mark Dembitz, General Manager APAC Lark, produktivitas tumbuh ketika sistem kerja mampu menyatukan orang, informasi, dan proses dalam satu alur yang berkesinambungan. Dengan struktur kerja yang saling terhubung, kolaborasi menjadi lebih lancar dan pengambilan keputusan dapat berlangsung lebih cepat.
Integrasi ini tidak hanya berlaku untuk percakapan. Komunikasi pesan instan, rapat virtual, hingga email berada dalam satu aplikasi yang sama. Tim dapat berdiskusi, melakukan video meeting, serta mengelola pesan masuk tanpa harus berpindah platform. Informasi pun terkumpul di satu tempat yang bisa diakses kapan saja melalui desktop maupun perangkat mobile.
Kolaborasi dokumen juga mengikuti prinsip yang sama. Melalui fitur seperti Docs, Sheets, Slides, dan Wiki, tim dapat bekerja di file yang sama secara real-time. Setiap perubahan langsung terlihat oleh semua anggota, sementara komentar, revisi, dan penugasan terhubung langsung dengan isi dokumen. Dengan begitu, keputusan diambil berdasarkan informasi yang konsisten, bukan dari versi dokumen yang berbeda-beda.
Bagi organisasi berskala besar, tantangan lain yang sering muncul adalah kurangnya visibilitas terhadap progres kerja. Pimpinan kerap harus meminta laporan manual berulang kali hanya untuk mengetahui status tugas. Sistem manajemen seperti Lark Tasks dan Lark Base menghadirkan visibilitas eksekusi langsung dari aktivitas kerja sehari-hari. Kepemilikan tugas, status progres, hingga kendala dapat dipantau secara real-time dan terhubung dengan percakapan serta dokumen terkait. Gambaran menyeluruh terbentuk secara alami, tanpa perlu laporan tambahan yang memakan waktu.
Upaya meningkatkan efisiensi juga menyentuh aspek otomatisasi. Banyak perusahaan ingin mengotomatisasi proses internal, tetapi terhambat oleh kompleksitas teknis. Fitur Approval dan Workflow Automation memungkinkan tim membangun alur kerja, mulai dari pengajuan cuti, klaim biaya, hingga persetujuan anggaran, tanpa perlu coding. Proses menjadi lebih cepat, terdokumentasi, dan konsisten, tanpa ketergantungan pada pengembangan sistem kustom yang mahal.
Selain waktu, efisiensi juga berkaitan dengan biaya. Penggunaan banyak aplikasi terpisah berarti banyak langganan, pelatihan berbeda, dan beban pengelolaan yang lebih berat bagi tim TI. Dengan mengonsolidasikan berbagai fungsi dalam satu platform, perusahaan dapat menekan biaya perangkat lunak, mempermudah adaptasi karyawan baru, serta menyederhanakan pengelolaan sistem secara keseluruhan.
Dengan pengguna di lebih dari 190 negara, pendekatan kolaborasi terintegrasi menunjukkan bahwa cara kerja modern tidak lagi hanya bergantung pada kecepatan individu, tetapi pada keterhubungan sistem. Ketika komunikasi, dokumen, tugas, dan proses berada dalam satu alur yang sama, tim dapat kembali fokus pada hasil kerja — bukan pada mencari konteks yang tercecer di berbagai aplikasi.
